Potřebujeme nahradit papírovou evidenci a decentralizované objednávání efektivním skladovým systémem – tak znělo zadání Správy sportovních a rekreačních zařízení Havířov, která s poptávkou na zavedení SALSOWMS oslovila společnost SALSO. Organizace spravující přes 15 sportovních středisek vykazuje roční obrat 140 milionů korun. Implementace nového systému zabere SALSO zhruba 3 měsíce.

Výchozí stav

Před zavedením nového systému byla situace v Havířově značně komplikovaná. Jak popisuje Ivan Sluštík, ředitel SALSO, každé sportoviště si objednávalo veškerý materiál a služby samostatně:

„Chyběl přehled o aktuální spotřebě, sklad pouze přijímal a odbavoval faktury tak, jak přicházely. Evidenci nakoupených položek vedl zpětně na papírových kartách.“

Takový proces byl samozřejmě nejen neefektivní, ale i časově náročný a plný chyb. Každé sportoviště mělo volnost v objednávkách, což vedlo k mnoha nejasnostem. Proto se Správa sportovních a rekreačních zařízení Havířov (SSRZ Havířov) rozhodla objednávky centralizovat a vše zjednodušit.

WMS procesy zrychlí, zpřehlední a eliminuje chyby

Zavedení SALSOWMS přináší zásadní změnu v přístupu ke správě materiálů a k objednávkám. Systém WMS (Warehouse Management System) totiž zajišťuje centralizovanou správu materiálů, automatizaci nákupních procesů a integraci s ekonomickou strukturou organizace.

„Každé středisko se připojí webovým klientem, který nevyžaduje instalaci a umožní sledovat žádanky a historii dodávek,“ vysvětluje Ivan Sluštík.

Systém umožní efektivní správu objednávek a sníží počet manuálních úkonů. Přispěje tak k větší přehlednosti a minimalizaci chyb. Webová platforma zajistí snadný přístup k datům, což znamená rychlejší a efektivnější komunikaci mezi středisky a centrálním skladem.

Implementace systému SALSOWMS přináší několik výhod:

  • Centralizace objednávek – všechny požadavky budou řízeny z jednoho místa, což eliminuje duplicity a neefektivitu.
  • Automatizace procesů – systém automaticky generuje nákupní objednávky, což snižuje administrativní zátěž a minimalizuje lidské chyby.
  • Standardizace položek – sportoviště budou objednávat pouze položky, které odpovídají jejich specifickým potřebám (například bazén nebude objednávat hokejky).
  • Integrace s ekonomickým softwarem – automatické proúčtování všech skladových pohybů zjednodušuje účetní procesy.
  • Transparentnost – systém umožní snadnou kontrolu a sledování spotřeby materiálu i stavu skladových zásob.

Technické detaily implementace

Před implementací bylo nutné vytvořit jednotnou datovou základnu a standardizovat kódování položek, aby systém mohl efektivně komunikovat i s dodavateli SSRZ Havířov. Ivan Sluštík říká:

„Museli jsme řešit metodiku pro jednotné kódování položek, aby vše fungovalo bez chyb.“

Systém poběží na vyhrazeném virtuálním serveru, což zaručuje bezpečný přístup k datům. Webová část nevyžaduje instalaci na lokálních počítačích, to usnadní práci a zajistí flexibilitu pro všechna střediska.

Dlouhodobé přínosy

Zavedením SALSOWMS získá SSRZ Havířov nejen okamžité zjednodušení operací, ale i dlouhodobé výhody v oblasti kontroly nákladů a plánování.

„Především ušetří čas, což se projeví i ve finančních úsporách,“ upřesňuje ředitel SALSO.

Centralizace, automatizace a lepší transparentnost systému sníží chybovost, zrychlí procesy a zlepší kontrolu skladových zásob.

Vše by mělo být hotovo začátkem března 2025. Součástí implementace bude i školení pro zaměstnance.

„Systém neumožní objednání položek, které nebyly vysoutěženy, a to bude vyžadovat změnu přístupu pracovníků,“ uzavírá Ivan Sluštík s tím, že projekt tak přináší nejen technologické vylepšení, ale i změnu v přístupu k objednávkám a správě zásob.